Planification
Nous vous invitons à lire attentivement notre guide numérique, car il contient les renseignements et outils nécessaires à la réussite de votre événement.
Le Locataire est responsable de transmettre les renseignements à ses différents fournisseurs et partenaires de son événement.
NOUS NOUS RÉJOUISSONS DE VOUS ACCUEILLIR AU GRAND QUAI ET NOUS VOUS SOUHAITONS UN ÉVÉNEMENT AU DELÀ DE VOS ATTENTES !
Afin d’assurer le bon déroulement de votre événement, voici la liste des documents à transmettre à votre coordonnateur avant la tenue de votre événement :
- Preuve d’assurance ( Télécharger ici )
- Formulaire logistique dûment rempli ( Télécharger ici )
- Liste des fournisseurs ( Télécharger ici )
- Invitation ou toute autre forme de promotion de l’événement
- Plans d’aménagement intérieur et extérieur (si possible à l’échelle) Plan de l’ensemble des sites intérieurs et extérieurs où a lieu l’événement. Le plan doit comprendre la disposition des tentes, chapiteaux, structures gonflables, kiosques, tables, chaises, scènes ainsi que toute autre structure et ses commodités.
- Scénario de l’événement
- Visuels pour support d'affichage
- Copie du permis d’alcool
Merci de respecter l’échéancier afin de nous permettre de coordonner adéquatement nos opérations.
Affichage sur le site
Le Grand Quai met à disposition du Locataire différentes plateformes pouvant accueillir les visuels de l’événement à l’intérieur et à l’extérieur des lieux loués sans frais supplémentaire
Affichage à l’extérieur des lieux loués
- Le contenu des visuels à l’extérieur de l’édifice doit être à titre signalétique et directionnel seulement (flèche directionnelle, numéro de porte ou nom de la salle).
- Les oriflammes sont autorisées devant les portes principales seulement.
- Aucune promotion ni logo de commanditaire n’est autorisé à l’extérieur des Lieux Loués.
- L’utilisation d’un projecteur n’est pas autorisée à l’extérieur des lieux loués.
- Le Locataire doit faire parvenir une ébauche des visuels au minimum 5 jours ouvrables avant la date de l’événement pour approbation.
Plateformes imprimées
L’impression des visuels est à la charge du Locataire. Les impressions devront être livrées au Grand Quai à l’intérieur des heures de location de la salle. Le Locataire pourra se référer à l’agent logistique pour l’installation des visuels sur place.
L’impression doit être sur un papier imperméable (exemples : plastifié ou coroplast).
Support | Zone | Quantité | Format | Type |
|---|---|---|---|---|
Borne du Vieux-Port de Montréal | Rue de la Commune | 1 borne double face | 17'' x 11'' | Cadre avec glissières |
Panneau sandwich du Vieux-Port de Montréal | Promenade du Vieux-Port (Au Sud de la voie ferrée) | 1 panneau avec 2 glissières | 17'' x 11'' | Cadre avec glissières |
Panneau d’affichage mobile | Mobile | 2 supports à double face | 24'' x 36'' | Cadre avec glissières |
Plateformes numériques
Le Locataire devra envoyer par courriel les fichiers dans les formats demandés au minimum 5 jours ouvrables avant l’événement pour qu’ils soient diffusés durant la période de location. Les visuels seront statiques ou joués en boucle selon le format. Le locataire n’a aucun contrôle sur les appareils et n’est pas autorisé à configurer lui-même les moniteurs de l’APM.
Salle | Zone | Support | Format | Format de fichier |
|---|---|---|---|---|
Terminal 1 | Porte de la Commune | Moniteur | Portrait - 1080 x 1920 | PDF, PNG, MP4 |
Pavillon | Porte #17 | Moniteur | Portrait - 1080 x 1920 | PDF, PNG, MP4 |
Tour | Porte #17 | Moniteur | Portrait - 1080 x 1920 | PDF, PNG, MP4 |
Tour | Porte #19 | Moniteur | Portrait - 1080 x 1920 | PDF, PNG, MP4 |
Installations particulières
De manière générale, aucun autre affichage visible de l’extérieur des Lieux Loués n’est autorisé sur le territoire du Grand Quai. Dans le cas où le Locataire désire une installation particulière à l’extérieur des lieux loués, il devra obtenir une autorisation au préalable. Le Locataire devra envoyer une ébauche des visuels et un plan des installations au minimum 5 jours ouvrables avant l’événement pour approbation.
Installation en dehors du territoire du Grand Quai
Pour toute demande d’affichage en dehors du territoire du Grand Quai, le Locataire doit obligatoirement se procurer une autorisation auprès de la Société du Vieux-Port de Montréal ou auprès de la Ville de Montréal. Une copie de l’autorisation écrite sera demandée par l’Administration portuaire de Montréal à titre de confirmation.
Affichage à l’intérieur des lieux loués
Plateformes numériques
Le Locataire devra envoyer par courriel les fichiers dans les formats demandés au minimum 5 jours ouvrables avant l’événement pour qu’ils soient diffusés durant la période de location. Les visuels seront statiques ou joués en boucle selon le format. Le locataire n’a aucun contrôle sur les appareils et n’est pas autorisé à configurer lui-même les moniteurs de l’APM.
Salle | Zone | Support | Format | Format de fichier |
|---|---|---|---|---|
Terminal 1 | Espace portuaire | Projecteur - 12' x 7.5' | Paysage - 1920 x 1080 | PDF, PNG, MP4 |
Terminal 1 | Porte #1 (Côté ville) | Moniteur | Paysage - 1920 x 1080 | PDF, PNG, MP4 |
Terminal 1 | Porte #15 (Côté fleuve) | Moniteur | Paysage - 1920 x 1080 | PDF, PNG, MP4 |
Tour | Foyer | Moniteur | Paysage - 1920 x 1080 ou | PDF, PNG, MP4 |
Tour | Ascenseur #1 | Moniteur - 21.5'' | Paysage - 16:9 | PDF, PNG, MP4 |
Tour | Ascenseur #2 | Moniteur - 21.5'' | Paysage - 16:9 | PDF, PNG, MP4 |
Tour | Observatoire | Projecteur - 12' x 7.5' | Paysage - 1920 x 1080 | PDF, PNG, MP4 |
Tour | Observatoire | 4 Bornes interactives | Portrait - 1080 x 1920 | MP4 |
Permis d’alcool
Permis de réunion pour vendre ou servir
Une demande de permis de réunion doit être produite à la Régie des alcools, courses et jeux du Québec (RACJ) afin de pouvoir vendre ou servir des boissons alcoolisées à l’occasion d’un événement de plus de 200 personnes à caractère familial, social, culturel, éducationnel ou sportif au Grand Quai.
Afin de faciliter le suivi, la demande de permis peut se faire via internet à l’adresse suivante :
https://www.racj.gouv.qc.ca/formulaires-et-publications/formulaires/alcool/reunions.html
La demande de permis en ligne doit être transmise à la Régie au moins 15 jours avant la date de l’événement pour lequel le permis est demandé, et ce afin de vous assurer de son traitement.
Selon la nature de votre événement, divers documents pourraient être requis par la RACJ. Vous trouverez un aide-mémoire des documents à joindre à la demande de permis sur le site de la RACJ.
Une lettre autorisant le Locataire et son traiteur à faire une demande de permis sera envoyée par votre coordonnateur des Lieux Loués à la signature du contrat de location afin de la joindre à votre demande. Il n’est pas nécessaire de joindre le contrat de location de la salle à votre demande.
Lorsqu’il y a un prix d’entrée à l’événement (billet payant) ou qu’il y a vente indirecte à l’intérieur de l’événement, le permis requis doit être un permis pour vendre. Seuls les OBNL sont autorisés à vendre de l’alcool avec profits lors d’un événement.
Salon avec exposants
Retrouvez ici toutes les consignes essentielles pour les exposants : règlement du salon, normes de sécurité, installation des kiosques et bonnes pratiques. Assurez-vous de respecter ces directives pour une participation fluide et réussie à l’événement.
Installations spéciales
Pour toutes demandes en lien avec le bâtiment, veuillez vous référer à la section service.
Pour toutes installations hors normes, le locataire devra informer son coordonnateur dans les plus brefs délais et fournir les documents requis afin d’obtenir une approbation.